Unser digitaler Weg in die Zukunft

„Seit 2023 haben wir keine Aktenordner mehr. Und das ist ein Riesenvorteil, da wir dadurch Freiraum in alle Richtungen gewinnen“, freut sich Daniel Schmidts, Gründer und Geschäftsführer der werkplaner architekten. Das moderne Architekturbüro mit Weitblick auf das neue Offenbacher Hafenviertel und den Main verfügt somit über eine angenehme offene Arbeitsatmosphäre, ohne vollgestopfte Regale, die immer weiterwachsen – und eine zukunftsweisende Büro Organisation. 

In Architekturbüros fällt naturgemäß durch Bauanträge und Pläne viel Papier an. Seit der Umstellung werden die Daten sauber in einer Software-Umgebung aufbewahrt und sind für alle Mitarbeiter von jedem Ort aus einsehbar – und das über Jahre. Davon profitieren auch die Kunden: Sie können sich auf schnelle Antworten, hohe Qualität und transparente Prozesse verlassen. „Die Vorteile unserer digitalen Büroorganisation sind wirklich enorm. Wir können von überall superschnell auf alle Dokumente zugreifen“, sagt Carolin Heide, Officemanager IHK und Assistenz der Geschäftsführung bei den werkplaner architekten in Offenbach. Als größte Benefits der Digitalisierung der Büro Organisation beschreiben die beiden Nutzer Effizienz, Nachhaltigkeit und Flexibilität, also die Möglichkeit ortsunabhängig überall zu arbeiten – Stichwort „Remote Work“. 

Was Flexibilität und Team Work miteinander zu tun haben

Im Architektursektor und Bauwesen lassen sich durch die Digitalisierung zahlreiche Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren. Alle Mitarbeiter können über entsprechende Projektmanagement-Tools, hier Microsoft Teams, die komplette Abwicklung verfolgen und erhalten dadurch eine bessere Übersicht – was am Anfang eine enorme Flexibilität und am Ende eine geringere Fehlerquote bedeutet. Durch die Automatisierung von Prozessen durch die Digitalisierung wird auch die Einarbeitung neuer Teammitglieder einfacher und effizienter.

Mit dem Angebot des ortsunabhängigen Arbeitens bieten die werkplaner architekten ihren Mitarbeitern einerseits mehr Flexibilität, denn dadurch wird effektives Arbeiten im Homeoffice problemlos möglich. Andererseits sind die Teammitglieder oft auf Baustellen, zu Behörden und im Auto unterwegs und können von überall aus bequem den Projektstand in den Bauzeichnungen einsehen, Dokumente weiterleiten oder Fotos hochladen. Auch die Kommunikation untereinander lässt sich verbessern und dadurch Zeit und Nerven sparen. Mit der App der Software-Plattform auf dem Handy lassen sich Telefonate und E-Mail-Korrespondenz direkt erledigen, an Excel-Tabellen kann gleichzeitig gearbeitet werden. Insgesamt bedeutet diese durch die Digitalisierung gewonnene Flexibilität Arbeitserleichterung für das gesamte Team – und sorgt für eine gute Arbeitsatmosphäre. „Eine Kollegin ist derzeit in ihrer Heimat in Israel. Sie macht von dort aus Homeoffice und kann ganz normal weiterarbeiten“, erklärt Carolin Heide. Und wenn man nach Feierabend nicht erreichbar sein möchte, bleibt selbstverständlich die Möglichkeit, sich offline zu schalten. 

Warum Effizienz gut für alle ist

Über das Smartphone hat man Dokumente immer zur Hand, auch, wenn ein Jour fixe mit dem Bauherrn ansteht. „Es lassen sich Pläne öffnen und Notizen direkt von der Baustelle aus ins Dokument einfügen. Lästiges notieren auf Zettel, die dann nicht mehr lesbar sind und vielleicht auch noch verlorengehen, entfällt“, erklärt Andreas Schmitt, verantwortlicher Projektleiter. Das bedeutet insgesamt weniger Arbeitsschritte, kürzere Suchzeiten und weniger Fehler im Vorgang. Beim Erfassen von Abmessungen eines Gebäudes, Raumes oder Objekts arbeiten die Teammitglieder zum großen Teil schon mit digitalen Pads.

Insgesamt ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten, sei es auf interner Ebene oder in der Kommunikation mit Bauherren, Ingenieuren und Behörden – und dadurch auch Kostenersparnis. Die Behörden tragen hier auch ihren Teil zur Vereinfachung bei. So kann man die Bauanträge mit allen Unterlagen in Offenbach und Frankfurt direkt zu den Ämtern hochladen. Manchmal geht es ganz ohne zusätzliche Termine. Man bekommt im Idealfall einen Link zugeschickt und kann sich die Akte herunterladen. So wird beispielsweise die Grundlagenermittlung vor Baubeginn weniger aufwändig.

Nachhaltigkeit als Schritt in die Zukunft 

Weniger Papier und keine Aktenordner bedeuten aber nicht nur mehr Freiraum im Büro. Die digitale Büroorganisation auf virtuellen Plattformen dient auch der Ressourcenschonung. Durch den Einsatz einer zentralen Datenbank bündeln Architekten sämtliche Informationen zu Materialien, Kosten und Zeitplänen. Dies führt insgesamt zu einer präziseren Planung. Bereits zu Anfang können verschiedene Szenarien durchgespielt und optimal auf die Gegebenheiten vor Ort reagiert werden. Materialverschwendung wird dadurch minimiert. 

Nachhaltigkeit bedeutet auch, dass digitale Tools leichter zu aktualisieren und einfacher an neue Compliance-Anforderungen anzupassen sind. Mit Hilfe von digitalen Werkzeugen können Architekten Analysen zum Lebenszyklus (LCA) eines Bauprojekts durchführen, um auf frühere Baumaßnahmen zurückzugreifen. Durch die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Materialien und deren Herkunft können die werkplaner architekten insgesamt bewusste Entscheidungen treffen, die die Nachhaltigkeit ihrer Projekte fördern.

Nicht zuletzt ermöglichen es digitale Technologien Gebäude virtual und in realistischen Szenarien zu simulieren. So können Architekten prüfen, wie sich Licht, Wind und andere Umwelteinflüsse auf ein Gebäude auswirken. Dadurch ergeben sich innovative Gestaltungsmöglichkeiten. Energieeffizienz kann von Anfang an in die Entwurfsphase integriert werden.

Die Digitalisierung bringt auch smarte Gebäudetechnik voran. Durch integrierte Sensoren können Daten über Energieverbrauch, Raumklima und Nutzungsverhalten gesammelt werden. Diese Informationen helfen dabei, den Betrieb zu optimieren und die Umweltbelastung durch Strom- und Ressourcenverbrauch zu minimieren. Architekten können auf diese Weise Gebäude entwerfen, die nicht nur nachhaltig gebaut, sondern auch effizient betrieben werden.

Insgesamt bietet die Digitalisierung den werkplaner architekten immense Chancen, um ihre Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und innovative Lösungen zu entwickeln. „Die Transformation hinzu digitalen Prozessen hat zwar einige Zeit beansprucht, aber war eine entscheidende Investition in die Zukunft des Unternehmens“, weiß Daniel Schmidts.